Стиль управления Managing up — «руководство вверх» или умение руководить своим боссом

Более 17 лет работы на должностях от ассистента до управляющего делами компании. 4 года в структуре "Перекрёстка". Опытный сотрудник Екатерина Никулицкая рассказала о секретах работы бизнес-ассистента.

— Для чего нужен бизнес-ассистент?

Если вы хотите, чтобы бизнес развивался – наймите бизнес-ассистента, который «снимет» с вас (с Руководителя) часть операционных задач и вы вместе выстроите бизнес-процессы так, чтобы достижение поставленных целей стало в разы эффективней.

— Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря?

Я бы не употребляла к «секретарю» определение «обычный» - секретарь нужен не только руководителям, но и многим компаниям-этот человек словно «буфер» между внешним миром партнеров-клиентов и внутренним руководством и сотрудниками компании. Это душа-офиса, отдела. На данного специалиста ложатся не только элементарные задачи (встретить клиентов, принести кофе), но и важные функции, помогающие ускорить работу руководителя, отдела, офиса: работа с документацией, обработка корреспонденции, обеспечение бесперебойной «офисной жизнедеятельности», прием звонков и т.д.
Бизнес-ассистент - это как второй пилот на борту самолета. Переговоры, проекты, операционная деятельность, внештатные ситуации, отслеживание бизнес-процессов, выступление на конференциях, достижение показателей и мн.другое.. – БА может стать для руководителя не только индикатором с загорающейся лампочкой напоминания, что нужно сделать, но и стать неким «продолжением» руководителя – его голосом: он без труда улавливает логику и принципы работы своего шефа и может воспроизводить их в рабочих ситуациях.
БА – это сотрудник, не боящийся самостоятельно принимать решения, он ответственный за большое количество бизнес-процессов.
Например, Руководитель, не под протокол, заявил о проблеме, а БА уже транслировал ее ответственному сотруднику для исполнения, затем принял результат и вернулся с обратной связью к Руководителю.

— Как руководители ищут ассистентов? Какие критерии есть?

Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего БА годами.

- Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
- Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию
- Рекомендации

— Что входит в твой ежедневный список задач?

Я бы это не обозначала , поскольку каждый день – новые задачи – оттачивание новых скиллов, а в удаленном формате, это в большей степени некая трансформация под эффективное и качественное выполнение задач

— Что нужно, чтобы стать бизнес-ассистентом?

Прежде всего, это абсолютное принятие себя в своей работе, качественное выполнение работы, умение брать на себя ответственность, а также не бояться говорить о совершенных ошибках, умение выходить за рамки своих должностных обязанностей и видеть даже в скрытом – открытые возможности к развитию.

— Что такое Managing up – «руководство вверх»?

Как , однажды, сказал Ричард Кноуделл : Если нам надо, чтобы некий человек понял, что мы хотим сказать, нам стоит говорить на его языке, а не ожидать, что он выучит наш язык»
Грамотное построение отношений со своим руководителем может принести пользу и вам лично (комфортные условия работы, продвижение по службе), и вашему боссу, и вашей компании, потому что это будет способствовать более эффективному и продуктивному выполнению рабочих задач.
Здесь я хочу упомянуть о моделе Уильяма Моултона Марстона «DISC»

D — (Dominance) Доминирование
I — (Influence) Влияние
S — (Steadiness) Постоянство
С — (Compliance) Соответствие

- четырехсекторная поведенческая модель для исследования поведения людей в окружающей их среде или в определённой ситуации. Потому как человек говорит, ходит, жестикулирует и одевается, можно определить его базовые ценности и мотивации, можно понять, что ему нравится или не нравится в жизни.

Как эта модель работает? Дело в том, что любого человека можно представить в виде айсберга. Вы знаете, что всего 10 % айсберга возвышается над водой, а 90 % – скрыто в глубине? Но любой специалист по исследованию ледников может вычислить объем невидимой части айсберга на основании его видимой вершины, а взяв пробу льда и проверив течение, он скажет вам, откуда этот айсберг приплыл. Точно так же и в человеке его «подводная часть» (базовая мотивация, мотивы, ценности) неразрывно взаимосвязана с его «надводной частью» (поведением).

«Трудность» Руководителя – это его поведенческие особенности. А под любые поведенческие особенности человека можно успешно подстроиться, выработав эффективную стратегию и тактику . И вам легче изменить себя, чем босса. Если вы поймете, что мешает или, наоборот, помогает вам работать с ним, то сможете сделать ваши отношения более плодотворными и эффективными.
Ваш руководитель начнет вам доверять , вы больше будете получать бонусов для эффективной работы.

Взаимодействие Руководителя и БА — это дорога с двусторонним движением.
Искренне желайте успеха своему боссу! Если вы внесете большой вклад в его успех — этот успех вернется и к вам.